時間泥棒の原因 ♯1 電話

あくまで個人的な意見だが、周りを見ていると

「時間が無い」と言っている人ほど電話の回数が多い。

直接要件を伝えられ、その場で相手に伝わったことも確認できる。

その上、言葉に抑揚をつけることでその時の感情も伝えられる。

便利なこと尽くしのように思えるので、報告でも連絡でも確認でも、

何かあればすぐに電話をしようとする心理はすごく分かる。

実際、自分も以前は要件＝電話としか頭になかった。

だが振り返ってみると、電話にはデメリットの方が多いことが分かる。

・相手が出るまでに数秒は待たされる

・相手が出なかった場合は留守電に入れるが、

　それを相手がいつ聞くかは分からない

・相手が出ずに、且つ留守電にもならなかった場合は、

　それまでの時間が全て無駄になる

また電話を受ける方にもデメリットがある。

・電話がかかってきた瞬間に作業を中断される

・「早く出なければ」という強迫観念に囚われる

・通話の時間は自由にコントロールできない

「今良いところだったのに」「早く仕事に戻りたいのに」

なんて思ったことは誰にでもあると思う。

そこで「電話ストレス」から逃れるために、

『緊急時以外の用事は全てメールで行う』

というルールを決めた。

こうすることで上記のストレスは一切なくなった。

最初は「いちいち活字にするより話した方が早い」とも思ったが、

実際に始めて見るとそれほど時間はかからない。

大抵のメールは2～3分程度。多少長くても5分以内には送信できている。

それに相手も自分の都合のタイミングで内容を確認し、

返信することができ、お互いにメリットがある。

これを始めたことで自分宛ての電話は激減した。

結果、自分の仕事に集中できる時間が増えたので、

いかに電話で時間をとられていたか、ということだろう。

「時間が足りない」と思っていたら、まずは

1日に何回、何分電話をしているかを調べてみると良い。

もちろん相手からかかってきた電話も。

もし相手からかかってくる電話の方が多ければ、

自分から積極的にメールを送ってみよう！

不思議なもので、電話がかかってきたら電話をかけ直すように

人は同じ手段で返事をしようとする。

だからあなたがメールで連絡すれば、あえて

電話で返してくる人は恐らく稀だろう。

他人の行動を変えることは難しいが、

自分の行動を変えることで相手の行動を促すことは

それほど難しくはないのである。