生産性を上げる三要素！【段取り】【区切り】【集中】

営業が複数の顧客を担当しているように、

恐らくほとんどの方が同時にいくつもの業務や案件を抱えていると思います。

家族やプライベートなど、仕事以外のことも含めると、結構な量になります。

それらを滞りなく進められる人とそうでない人に分かれる差はどこにあるのでしょう。

そして滞りなく進められる人になるにはどうすればいいのでしょう。

自分なりに考察してみました。

■滞りなく進められない要因

①案件が多すぎて全てを把握できていない

②どこまで終わって、どれくらい残っているか進捗が分かっていない

③優先順位がつけられていない、またはつけ方に問題がある

④取り掛かっている作業が完結する前に、他の仕事に取り掛かってしまう

⑤案件が多くてモチベーションが下がってしまう

などが考えられます。

この解決策として。大まかに分けると3つの方法があります。

順を追って説明します。

【対策1：段取り】

まずは抱えているタスクをリスト化し、全体を把握することで漏れを防ぐことができます。

作業時間や終了時間のおおよその目安も知ることができます。

また、リスト化することで優先順位をつけることもできます。

これにより緊急かつ重要事項を後回しにすることが防げます。

【対策2：区切り】

仕事の中には1回の工程で完結するものがあれば

複数の工程を得て完結するものもあります。

日数も何日もかかる場合もあるかもしれません。

けれど全体ばかりを見てしまうと、ゴールが見えにくくなり

モチベーションが低下してしまいます。

けれどタスクを細切れにしてみると、

一つひとつは難しくないことが分かりますし、ゴールも見えてきます。

それに作業の中断のタイミングも分かりやすいので、休憩も取りやすくなります。

気が付いたらぶっ続けで仕事をしていた、ということがなくなります。

【対策3：集中】

別の作業が割り込んでくることはあると思いますが、

一つの作業に集中することでミスを防ぎ、精度を高めることができます。

【まとめ】

項目ごとに分けましたが、この3つはセットだと考えています。

段取りを組むことで区切りをつけやすくなり、

タスクを区切ることで集中しやすくなります。

予想よりも仕事が遅れた、という場合は

この3要素に立ち返ってみてはどうでしょうか。